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浅谈如何抓好派出所档案管理工作
发布时间:2011-9-1 收藏本文
 

浅谈如何抓好派出所档案管理工作

射阳湖派出所

 

 公安派出所档案是指公安派出所在本辖区实施治安行政管理、预防和查处违法犯罪活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料。而公安档案管理工作是整个公安工作不可缺少的重要组成部分。近年来,随着经济社会的发展,社会治安形势日趋复杂,公安工作对各类信息的需求越来越强烈。在新的形势下,公安档案管理工作作为一项重要的公安基础性工作,在打击违法犯罪活动、维护社会治安稳定、服务辖区群众中的作用越来越明显和重要

 因而公安派出所档案工作只有紧贴公安中心工作,转变传统观念,建立有效机制,不断提高档案工作人员业务素质,拓宽服务领域,延伸服务范围,最大限度地开发挖掘档案信息资源,提高公安档案的规范化、制度化、信息化、科学化、现代化管理水平,充分发挥档案服务现实的作用,使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作。加强派出所档案管理工作无论是对现实斗争服务,还是对公安事业发展既有重要的现实意义,又有长远的历史意义

 一、当前派出所档案管理工作中存在的问题

(一)对做好档案管理工作认识不到位,意识淡薄。长期以来,受诸多因素的影响,至今没有引起部分派出所领导的足够重视,没有把档案管理工作纳入日常工作议程,没有制定完整、长效的工作计划,没有制定相应的目标管理责任制和奖惩考核制度。基层民警对档案工作认识普遍不足,不注意对文件材料和案件数字的收集整理,认为档案只是内勤和档案管理人员的事,由内勤兼职的档案员兼而不管的现象普遍存在

(二)档案专、兼职人员变动大,专业素质不适应工作需要。派出所的档案管理员一般由内勤兼任,岗位调动频繁,有的档案员只能“自学成才”,对文书、业务、户籍档案整理、管理只是从以前档案形式上进行揣摩,档案业务专业素质低。同时派出所内勤工作繁杂,客观上容易导致内勤无暇顾及档案管理工作,档案归档不及时,档案材料不齐全、不规范、归档质量不高,致使档案管理工作滞后。因此,档案工作人员现状远远不能适应当前公安基层档案工作现代化管理之需要

(三)软硬件不到位,档案管理建设力度小。软件方面:档案管理制度不完善,单位年度目标考核对档案管理的要求和考核的方式不科学,同时档案管理人员整体素质不高,还不能适应信息化时代公安工作的需要,既有档案专业知识和现代化管理知识,又具有丰富的公安档案工作经验的人才匮乏。硬件方面:部分派出所只能提供维护档案工作日常运转的资金、设备,档案管理必备的现代化设备因经费不足而不能按需投入,影响了档案管理质量提高。由于公安档案材料门类和数量的增多,导致立卷归档中现有库房及设施负荷过重

(四)检索方式落后,利用率不高。目前,公安基层档案工作的查找是按照传统的手工操作方法。这种方法存在效率低、速度慢、适应性查等弊端。档案室只是当成一个门面,对档案在打击犯罪、侦察破案、维护社会治安、服务人民群众、服务公安工作等方面利用率偏低,不会充分利用档案实用价值。造成档案室只是堆放纸质文件的“废品库”,没有形成档案利用的良性循环

 二、对做好派出所档案工作的几点思考

(一)加强组织领导,强化档案意识

 公安派出所档案管理工作是公安机关的一项重要的基础性工作,具有不可替代的重要地位和作用。因而要各级公安机关领导,尤其是基层派出所的领导要端正思想、转变观念,充分认识档案工作的重要性和紧迫性,切实加强领导,建立相应的档案管理组织机构,把档案工作列入日常工作日程,并把档案整理任务分解到民警,分时段、分项目,逐项抓落实,把档案工作作为基础业务建设的重要内容和建设群众满意派出所的重要条件来抓,做到认识到位,措施到位,工作到位。同时要积极组织民警认真学习和贯彻执行《档案法》,要多渠道、多层次,多形式开展《档案法》的宣传教育,不断增强民警的档案意识,使每个民警自觉做到从每份资料抓起,从每卷案卷抓起,一步一个脚印地把档案管理工作落到实处

(二)健全档案管理制度,完善监督考核机制

 档案管理工作涉及到公安工作的方方面面,从搜集整理归档入库到日常维护保养;从档案信息的采集、研发、利用到电子信息化管理等各个环节,都必须有一系列配套完善的制度来保障,唯有不断地建立健全档案管理制度,并且落实到日常工作中,做到及时收集、整理、归档,才能确保档案管理工作有序开展。同时借助智能化考核系统,将档案管理工作纳入考核系统中。从派出所档案形成过程的收集、分类排列、立卷验收、存档贮藏和管理利用的各个环节,定出目标和量化指标,进行量化考核,形成系统的工作考核制度

(三)稳定档案员队伍,提高档案管理素质

 公安派出所要根据实际需要工作确定档案员,并保持队伍的相对稳定性。要明确档案员及广大派出所民警的工作职责,建立相应的岗位责任制,牢牢把握档案工作的主动权。注重加强公安档案人才的培养和激励。让档案员不仅要有创新的意识和开拓的能力,而且精通电脑和网络技术;档案系统不但要加强基础教育,更要强化继续教育,不断更新档案管理员的知识结构和技能,使公安档案管理工作涌现出一批高素质的管理人才

(四)加大资金投入,完善档案管理设施

 各级公安机关在加大其他硬件设施资金投入的同时,要适当考虑加大对档案管理工作的资金投入,以完善档案管理的硬件设施。在档案软硬件的投入上不能抠门,不能有临时观念,舍得花钱,保证电脑、扫描仪、空调等硬件设施配备,确保档案的日常维护、设备的升级换代,加快推进档案信息化工作,以信息化提升公安档案管理效能。只有这样才能保证档案不因岁月而衰老,与时俱进展新姿

(五)加快档案现代化管理步伐,提升档案的利用功能

 为提高档案工作的服务水平和管理效能,档案部门应转变观念、更新理念,扩大职能,配齐硬件设备,更新档案管理软件,使档案工作逐步从手工操作转向科学扁平化管理,以适应新形势下公安工作发展的需要。同时依托公安信息网络,提高和发挥公安档案利用功能,实现档案资源共享。使档案部门由后台走向前台,成为电子文件、电子档案收集、存储、管理的基地,成为信息资源整合、配送、利用的基地,真正实现信息资源的全区域、全时段的共享,真正发挥出档案的利用效能。只有充分开发利用档案信息资源,才能是档案工作真正为公安工作和人民群众服务

                                   

                       扬州市宝应县公安局档案室

 

出处:宝应县档案网
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