司法行政部门依法治档的实践与思考
宝应县司法局 张广志
胡锦涛总书记指出 “档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”司法行政工作担负着法制宣传、人民调解、法律援助、社区矫正、安置帮教、法律服务等多项职能，与社会稳定发展息息相关。近年来，宝应县司法局不断丰富和挖掘档案资源，充分体现档案价值，使档案工作走上了法制化、制度化、规范化的轨道，有效地保障和促进了司法行政事业持续快速发展。
一、“四化”建设助推依法治档进程
《档案法》的颁布与施行，为实现有法可依，有法必依，执法必严，违法必究提供了法治保障。在实施过程中，注重制度化、规范化、科学化、标准化建设，使依法治档工作目标与措施真正落到实处。近五年来，累计整理档案10 大类30000余卷，实现了无遗漏、无差错、无违法、无投诉。
1、管档制度化体现领导重视。成立由分管领导任组长，各部门主要负责人为成员的档案工作领导小组，局办公会议每季度听取一次档案工作进展情况汇报，及时解决档案管理工作中存在的困难和问题，形成了以会督办制度。局办公室与各业务部门密切协调配合，及时转递档案材料，共享档案信息，形成了协作共管制度。在研究决策机构、人员变动时 ,听取档案工作领导小组的意见 ,保证档案交接与机构及人员变动同步进行 ,撤销或合并单位的档案人员 ,在档案收集、整理、移交任务完成后再进行变动 ,避免变动单位档案管理出现人去楼空的现象，形成了档案前置制度。
2、管护规范化促进管理有序。一是做好档案室的日常管护，经常对库房温湿度进行测控，保持通风和清洁，确保不出现霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀鼠咬等现象；二是做好档案的查借阅工作，按照档案借查阅工作流程，及时、准确提供档案资料查阅服务，并填写“档案利用登记簿”，充分发挥档案的价值和作用；三是及时向全系统通报档案工作情况，内容包括档案收集报送、整理归档、出现问题、利用效果、注意事项等，不断增强全系统人员的档案意识；四是完善保密责任追究体系，建立健全档案保密制度、档案销毁制度，严格履行程序和手续，有效防止档案丢失和泄密事件的发生。五是强化监督检查，每年开展一次《档案法》执法检查，针对发现的问题，向相关责任部门发出“整改通知书”，并适时跟踪复查，有效预防或减少违法违规行为。
3、信息科学化尝试分类管理。以前各类档案通常是按年度与级别收集、整理、归档，不利于管理与使用。近年来，先改进为按照年度与问题进行分类排序管理，继而文书档案改进为按照文本、业务档案按照性质分类排序管理，方便了装档、查阅，提高了工作效率。同时改变以往手工管档为主为以计算机管理为主、手工管理为辅，把电子档案和纸制档案有效结合，实现档案信息电子化，电子档案信息化。
4、操作标准化推动业务培训。每年对管理人员进行培训，重点学习与重温《档案法》及相关法规、规章，传授与消化档案管理的操作方法、要求、规定、标准及注意事项等，尤其做好对新上岗管档人员的“传、帮、带”，为档案管理标准化奠定坚实的基础。档案管理工作人员注重日常自学与探索总结提高，不断掌握资料的收集、分类、整理及档案保护的知识和技能。同时，虚心学习与借鉴先进地区和单位的成功经验，严格按照各类档案管理的标准做好归档、转档工作，对出现的新问题，及时研究解决，确保档案管理的质量。
二、“四不”现象制约依法治档质量
1、重视程度不高，整理归档缺乏及时性。一些非管档人员认为，档案工作是办公室份内的职责，与本部门及本人不相干，因此在材料形成、归档方面责任心不强，配合不力，支持不够；即使是管档部门和少数管档人员也认为，档案管理不是单位的中心工作，只要档案不丢失，不泄密，得过且过就行了，因此，形成了被动应付、“用时记得起，忙时搁一边”的情况，造成档案整理归档不及时。
2、经费保障不足，硬件建设缺乏适用性。全系统尚未建立统一的档案管理经费保障机制，标准化档案室建设滞后，没有达到“三室分开”的要求，防火、防潮、防盗等配套设施水平也不高，目前仍运用铁质档案柜存放档案；档案调阅过程中，受阳光照射及汗渍污染，极少数档案出现纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，也直接影响到档案的完整与安全；随着信息技术的不断发展，档案信息管理系统已建立，但由于受经费及技术、人员等方面因素的制约，资料检索、调阅档案等仍操作原始化，无纸化阅档尚未全面实施。
3、人员配备不专，业务素质缺乏过硬性。按照县“三定”方案，所属各部门都没有专门编制内的管档机构和岗位编制，管档人员均为兼职，随着机构调整、内部科室重组、干部提拔任用、交流，档案管理人员岗位变动较为频繁，新的管档人员多数都没有经过专业的档案知识培训，对档案管理的基本要求、材料的收集、整理、归档、装订（盒）等业务知识掌握不系统，操作不熟练，导致档案材料积压，给下年度甚至更长一段时期的审核管理工作带来压力。
4、制度落实不严,日常管理缺乏规范性。受管档人员队伍不稳定、业务生疏、督查落实不到位等因素影响，虽然有一整套档案管理制度，但坚持不够经常、不够严谨、不够规范；档案资料移交不及时，收集标准不规范，如人事任免与流动、表彰奖励、条线文件等档案资料不催不要，材料就会长期留滞在所属部门或个人手里，不能及时归档，导致档案资料不能及时更新，提供的信息不准；材料制作用纸尚未统一规格，导致档案整理难度加大、整体美感欠缺；在接收、利用、整理、编研过程中往往忽视保护工作，将档案放置地上，不注意防尘等。
三、“四力”对策提升依法治档水平
档案是历史的真实记录，是宝贵的文化遗产，也是司法行政工作创新发展的基础和源泉。面对新形势、新要求、新挑战，强化“四力”是提升档案工作水平的有效路径。
1、组织领导聚力。把《档案法》作为全系统人员“六五”普法的培训内容，不断提高全员档案管理意识，进一步增强管档人员依法管档的责任意识；切实加强对档案管理工作的组织领导，及时协调解决实际困难和问题，进一步健全和完善档案管理工作责任制，有效实施责任倒查制与追究制，形成全系统积极关心、支持、参与司法行政档案管理工作的良好氛围；注重选拔事业心强、党性强、作风正、守纪律、守机密、具有一定工作能力和文字水平并能熟练操作计算机的人员从事档案工作；注重岗位培训，定期组织管档人员系统学习档案管理相关的业务知识，不断提高业务水平和管理能力
2、经费保障给力。积极筹措并设立司法行政档案管理工作专项经费，尽最大努力改善司法行政档案工作的软、硬件设施，为管档人员提供良好的工作环境。当务之急就是以档案工作升级为抓手，争创省星级单位。局档案工作主管部门要深入一线，了解档案人员的工作情况，对于能办到的事情，要及时向局领导汇报，为基层档案工作营造一个宽松的环境，对于一时不能办到的事情，要制定序时进度表，积极创造条件，尽量把问题解决在基层。
3、规范运作造力。一个全宗单位的档案 ,是一个有机的整体 ,要维护档案的齐全完整 ,前提是保证一个单位职能活动档案和各门类档案的齐全完整，具体工作中应注重把好档案收集、整理、交接、归档、移送馆藏等各个环节；进一步开发利用档案资源，由传统管理模式向现代化管理方向发展，除加强文书、业务档案的收集外，重视科技、声像、照片等不同类型、不同载体的档案材料收集、整理，尽量做到档案集中统一管理；必须充分认识档案在社会实践活动中的价值 , 认真做好档案查借阅工作，使每一位服务对象都能够疑惑而来，满意而归。
4、执法监督加力。加强执法监督 ,严肃工作纪律，任何单位和个人都不得随意留存 ,转让或销毁档案 ,对因渎职造成档案损失的或损坏档案给其它工作带来损失的 , 要依法追究有关领导和工作人员的责任；把加强日常监管同注重提高质量结合起来，努力营造档案工作全员化、档案监管常态化、档案效益最大化的良好氛围。
总而言之，司法行政部门是国家政法部门不可或缺的组成部分，依法治档工作是司法行政工作的重要组成部分和基础工程，来不得半点马虎和懈怠 ,必须一心一意，一着不让，一抓到底。
出处：宝应县档案网 |
