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档案信息开发利用
发布时间:2011-8-17 收藏本文
1、引   言
      从社会生产技术发展的角度来考察人类社会的发展历程,可以将它划分为三个阶段:即农业社会、工业社会和信息社会 。
不同的发展阶段,生产力水平不一样,有不同的生产技术:
农业社会——农耕技术
 工业社会——工业技术,以发明蒸汽机为开端。
 信息社会——信息技术,以计算机技术为核心。
 不同的发展阶段,人类生存依赖于不同的条件:
 农业社会——依赖物质
 工业社会——依赖物质和能源
 信息社会——依赖物质 、能源和信息
                   
 2、三点启示                                                             
★自古以来信息就是自然世界和人类社会普遍存在的一种客观现象,但是人类真正科学、理性地认识信息开始于20世纪中叶进入信息社会之后。
★经过近半个世纪的发展,信息资源已经与材料资源、能量资源一起成为现代文明社会的三大支柱。
★要投身于认识世界、改造世界的问答实践,就必须真正学会认识信息、掌握信息和利用信息。
 
3、一、信息和档案信息概述
(一)信息是什么?
尽管人类对信息认识时间不长,但是表述很多。我们选择几个有代表性的,也比较好理解的。
◆(1)信息是表征事物状态的普遍形式。表征就是表达和引证的意思。
◆(2)信息是表征事物,并由事物发出的消息、情报、指令、数据和信号所包含的内容。
◆(3)信息是事物存在的方式或运动的状态,以及这种方式或运动状态的直接或间接表达。
 
4、两大要素
 通过分析上面这些表述,我们可以看到,它们存在两个共同点:即事物和表述。这就是信息涉及的两大要素。首先信息必须具有特定的内容,事物就是信息的内容,事物是处在发展变化之中的,信息也是发展变化的,处于动态过程中。其次信息不是事物本身,只是对事物及其运动状态的表述。
                             
5、我们的定义
 通过对上述表述的分析,我们掌握了它的精髓,同时借鉴上面的表述方法,我们也可以尝试着给信息下一个定义。信息是表述客观存在的事物的所有消息、情报、指令、数据、信号中所包含的一切可传递和交换的新知识、新内容。
 
6、信息的分类
    按照信息内容反映问题所涉及的领域,我们可以将信息划分为两大类:即自然信息和社会信息
                      
7、信息的特点
   无限性、广泛性、客观性、共享性、不灭性、开发性。
   
8、无限性
信息是关于事物运动状态或存在方式的知识。物质世界是无限的,事物的发展变化是无限的,人类对物质世界的认识是无限的。因此,信息也是无限的。
 
9、广泛性
信息是一个总的概念,是各类不同性质、不同内容、不同形式的具体的信息的总称。
有客观事物,就有反映客观事物的信息。客观事物的多样性,决定了信息的广泛性。
信息广泛存在于物质世界和人类的思维活动中。
 
10、客观性:
信息是客观事物、现象和人们社会实践活动的反映,它的内容是客观的。
信息是通过一定的客观物质形式记录和储存的知识材料。
信息是不以人们的一直为转移的客观事实,人们能够获得它、利用它,不因被人们无视二不存在,也不能让人改变其本来面目。
 
11、共享性:
信息由于可以传输,因而可以为众多的利用者分享,为社会所共享。
接受的人可增加信息,输出的人却不会因为将自己掌握的信息传输给别人而失去信息。
 
12、不灭性:
信息虽然依附于物质载体而存在,但它不同于一般的物质。一般的物质因为人们的消费而消失,信息可以被人们反复使用,其能量不会有丝毫损失。
 
13、开发性:
信息是通过物质载体向人们提供的精神产品。人们获得了信息,就可以进行发明创造,开拓更新的、更高层次的、更广阔的活动领域。
信息是一种最廉价的、具有开发性的资源,充分开发和利用信息资源,会带来巨大的经济效益和社会效益。
 
14、(二)档案信息是什么?
档案信息是在人类社会实践活动中产生的以档案为载体的通过开发利用传递给利用者的社会信息。
   关键词语:?人类社会实践活动 ?以档案为载体 ?开发利用
?社会信息   ?利用者
 
15、词语释义:
      人类社会实践活动——档案信息的产生领域,产生与人类社会实践之中
社会信息——揭示档案信息属于社会信息范畴。社会信息是一个集合概念,包括图书、情报、资料等等。
    档案——信息内容的物质载体
    开发利用——发出、传递方式 
    利用者——广大的档案信息的受众
 
16、档案信息有哪些特点?
    除了上述的社会信息所共有的特点外,档案信息还有以下特有的个性:
原生性——原始的信息资源,未经任何加工处理的一次信息。
    滞后性——档案信息从形成到向社会开放利用,发挥一定的作用有一定的时间间隔。
    被动性——不象自然现象的信息会自行发出,也不象技术信号的会自动发出。
 
17、三点认识:
?切实保护档案信息
    在众多的社会信息中,只有档案信息是最珍贵、最有价值,一旦失去不可复得。
?遵循档案信息的运动发展规律,它具有滞后性,我们就应当尊重这种客观事实。说一个最简单的道理,档案不能未到开放时间,就擅自开放。
?正因为档案信息在信息发出、传播和产生作用方面具有被动性,所以我们要强调积极主动开发利用档案信息
 
18、档案信息的作用
?预测的依据——预测是一个继承和借鉴历史,立足当前,展望未来的研究、推理过程。无论是对历史的了解,还是对现实的把握,都离不开信息。所以必须以拥有的大量可靠的信息为依据,在众多的社会信息中,只有档案信息最可靠、最具权威性。
?管理的基础——管理是一个系统工程,包括计划、组织、控制、指挥、协调,涉及方方面面,需要沟通,保持协调,所以管理的成败,取决于掌握信息的数量和质量。档案信息是最符合实际,最客观可靠,最有把握的。
?科研的条件——科研具有继承性,是后人靠站在前人的肩膀上不断向上攀升,才能达到新的高度。科研离不开信息这一条件,其中档案信息是最直接的经验积累。周总理曾经说过,要为我们的科学家们提供一切科研条件,包括档案、资料。据世界知识产权组织调查,科研中查阅专利档案,可以缩短科研时间60%,节约科研经费40%。
 
19、档案信息的类型
      从档案信息内容所涉及的问题来划分,档案信息可以分为:?政策信息、?管理信息、?技术信息、?经济信息
 
20、政策信息
? 档案信息中留存着历史上各个时期制订的方针、政策,及其在实践中贯彻执行的得与失。
    ?开发档案政策信息,便于进行综合、分析、比较、鉴别,从中吸取历史的经验教训。
    ?开发档案政策信息,既有条件,也有必要。
 
21、管理信息
?档案是作为社会管理活动的产物和工具而存在的,也是从各种管理活动中所形成的文件转化而来的。
?档案中包含着丰富的、经过实践检验的管理信息,开发这一信息资源,可为改进和优化管理,提供可资借鉴的经验。
 
22、技术信息
?在各级各类档案部门保存的科研档案、产品档案、工程设计档案、基本建设档案等门类档案中,记载着大量的技术信息。
?这些技术信息反映了各个时期的典型的、具有代表性生产技术成果,体现了社会生产力的发展水平。
?技术信息是实现技术成果转化的关键,是研究社会生产力发展的重要史料。
 
23、经济信息
?综合经济部门和企事业单位档案中包含了大量的经济信息,反映了经济建设和社会发展的历史状况。
?经济信息对探索经济发展规律,规划产业发展方向,调整产业结构,开发流通市场,促进经济发展,都具有积极的意义。
 
24、二、档案信息的开发利用方式
从被人们掌握和应用的时间过程来看,档案信息的开发利用方式可以分为传统方式和现代方式两种。其中:                                           
传统方式包括整序式、服务式和编研式三种,现代方式包括展示式、产业式和网络式三种。
                  
25、(一)传统档案信息开发利用方式
传统档案信息开发利用方式分为整序式、服务式和编研式三种,其中服务式包括借阅服务、复制服务、证明服务和咨询服务几种。
                                                          
    26、1、整序式开发利用
整序式开发利用是以整序作为主要的工作手段和内容,以揭示库藏内容,提供检索途径为目的的一种档案信息开发利用方式。
    整序使档案信息从无序变为有序,提供一系列的检索工具产品。
    内容包括:实体整序和信息整序。实体整序主要有:分类、排列、编目等,信息整序即编制检索工具
      
27、整序式开发利用的成果
   总目录、分类目录、全引目录、专题目录、指南
 
28、案卷目录
概    念:依据档案整理结果和库藏排架顺序,以案卷为单位编制的目录。
    形    式:书本式
    作    用:▲固定档案实体整理与排架的顺序▲作为日常保管和统计的依据▲便于从形成者、形成时间或形成过程等多种角度检索档案信息
 
29、分类目录
概    念:以反映档案主题内容的分类号为检索标识,按照信息分类体系,打破全宗界限和库藏排架顺序编制的目录。
作    用:系统地揭示档案的主题内容,便于族性检索。
编制方法:?首先按照《档案著录规则》填制卡片,完整记录一个案卷或一份文件的主题内容,形成著录条目。?其次按照分类表和分类标引规则对每一条目进行标引,赋予分类标识,并按照分类表体系予以系统排列。
 
30、全引目录
概     念:集案卷目录和卷内文件目录为一体的揭示和介绍档案案卷、文件内容和形式特征的检索工具。
    编制方式:◆专门编制──以卷为单位,先综合表述案卷信息,再列出卷内文件目录 ◆合成编制──案卷目录集中在前面,卷内文件目录放在后面
 
31、专题目录
     概    念:按照一定的排检方法,将著录相同内容档案信息的卡片予以系统排列,形成的档案信息检索工具。
     特    点:突破了来源界限
     步    骤:▲选题(根据实际需要和档案基础)▲拟定方案(计划、范围、排检方式)▲挑选材料▲填制卡片▲组织排列
           
32、指   南
概   念:揭示馆藏档案、档案全宗和企事业单位档案中某个专题的报道交流类检索工具。
形   式:文章叙述式
作   用:报道、交流不同范围的档案信息,提供进一步查检的线索。有助于档案人员熟悉档案的内容与成份,更好地从事各项档案业务工作。
    种   类:★档案馆指南  ★全宗指南   ★专题指南
         
33、档案馆指南的主要内容
档案馆概况:包括档案馆的历史沿革、馆地址、馆藏档案情况、检索工具种类、服务方式和提供利用手续等。
馆藏档案介绍:以全宗或类别为单位,对一个档案全宗或一个档案类别的名称、档案数量、起止日期、利用价值等进行介绍。
 
34、全宗指南的主要内容
立档单位的历史概况:单位名称、录属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等。
全宗档案情况:档案的来源、数量、所属年限、入库时间、整理、鉴定和保管等情况,以及完整程度、检索工具等。
档案内容与成分:先划分时期或年度,再按照整理次序介绍。
 
35、2、服务式开发利用
服务式开发利用即通过各种服务方式为利用者提供档案信息,满足他们的利用需求。包括:借阅服务、复制服务、证明服务和咨询服务。
                                                                                                                              
                                                                          
36、借阅服务
概    念:档案人员根据利用者提出的需求,通过直接提供档案给利用者阅读,使之获取档案信息。
特    点:最普遍、最实用、最经济
具体形式:阅览和外借
  
37、阅   览
概    念:通过开辟阅览室,供利用者直接查阅档案,以获取档案信息。
适用范围:?大量、系统地查阅技术图纸和文字材料?不适宜借出或复制机密性材料?只需查对一个数据,核对一个事实
    条    件:硬件环境、检索工具、规章制度、服务人员
 
38、阅览的功能特点
1、利用者可以按照自己的要求,直接看到库藏档案原件或其复制件的内容,从而保证档案利用服务的质量。
2、手续简单,节约了利用者的时间,也节约了其他利用方式须消耗的人力、物力和财力。
3、具有较好的阅览条件和服务设施,备有必需的参考资料和工具书,档案工作人员直接帮助解答有关问题。
4、专人监护,可以防止损毁档案,保证档案安全,保守国家机密和企事业单位的商业机密。
5、便于档案工作人员及时了解利用者需求及利用效果,从而不断调整改进服务工作。
 
39、外    借
 
概    念:按照一定的制度,将有关档案材料借出档案馆
(室),供利用者使用。
    适用范围:内部与职能工作相关的利用者,机密级以下的档案。
 
40、注意事项
1、适当控制借出档案的范围和数量,哪些可外借,哪些不可以外借,要有规定。人事、会计档案一般不外借,脆化、易损和珍贵档案只提供复制件
    2、外借机密、绝密档案须由领导批准
    3、办理相应的借出登记手续
    4、到期未还应及时催还或办理续借手续
41、档案外借的功能特点
1、利用者可将档案材料置于工作现场,随时查阅,增加了利用的灵活性。
2、有利于利用者深入研究档案材料的内容,更好地发挥企事业单位档案的作用。
3、档案外借和归还档案,有完整的登记记录,有利于统计利用情况和反馈利用效果。
4、档案外借对档案信息安全控制的难度有所增加。
 
42、复制服务
概   念:通过静电复印、晒印蓝图、拍摄缩微胶卷、胶片、刻录光盘等方式进行档案复制,为利用者提供档案信息。
功能特点:
    1、内容与原件完全相同,准确性高。
    2、保护档案信息载体,保证档案信息安全。
    3、众多利用者共享同一档案信息,提高利用效率。
    4、容易被转印和公布,档案信息安全难以保证。
 
43、复制服务的适用范围
1、提供证明材料
    2、提供生产、管理用图和工艺文件
    3、提供设计套用、复用图样和有关文件
    4、提供技术贸易介绍材料
    5、提供设备、技术成果转让的移交材料
 
44、证明服务
概    念:证明服务是指通过制发档案证明为利用者提供档案
信息,满足其利用需求。
功能特点:
提供的针对性,需要什么信息,批准什么信息,就提供什么信息。内容的严肃性,摘抄一定忠于档案原件,不能作擅自任何加工。
手续的完备性,如加盖档案证明章等,否则没有任何效用。
 
45、咨询服务
概   念:通过个别解答问题的方式,为利用者提供档案信息。
形   式:现场咨询和电话咨询两种
    步   骤:
           了解需求
           逻辑分析
           查找档案
           答复询问
                     
46、电话咨询
概    念:利用者通过电话询问获取档案信息。
    适用范围:
 工作忙或距离远无法到档案部门查阅档案
             预先了解一下档案中是否有所需要的材料
             临时需要利用档案查对一个数据或事实
 
47、电话咨询的功能特点
1、更加方便快捷,及时满足利用者的需求
     2、直接为领导决策和工作生产现场服务
     3、需要与其他利用方式相结合
 
48、3、编研式开发利用
   概    念: 以满足利用需求为目的,以档案信息为基础,以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项工作。
    理解要领:
     1、目的是满足利用需要
     2、物质基础是档案信息
     3、成果形式是汇编档案文集和编写档案参考资料
    
49、编研式开发利用的特点
  选题上具有现实性—— 侧重于选择与现实工作关系密切的课题
  选材上具有针对性—— 围绕主题有针对性地选择档案信息
  成果价值上具有实用性——具有较高的实用价值,产生可观的效益
成果使用上具有限定性—— 成果限定使用范围
结    论:
  更高层次、更积极主动、更富有成效的档案信息开发利用
 
50、编研式开发利用的意义
   ●有利于提高档案工作部门的工作质量
   ●有利用于档案人员业务水平的提高
   ●有利于档案信息的保护
   ●有利于编史修志工作的开展
 
51、编研式开发利用的一般程序
     选题    选材    加工编辑    总纂    审核
                                                                  
52、选  题
概  念:选题就是选择档案编研的题目
选题因素:
    一是利用档案的需求。要突出利用比较频繁的档案,使档案编研成果具有较高利用率,体现档案编研成果的价值和档案编研工作效益。 
    二是档案材料的基础。档案数量相对充裕,材料相对集中,完整程度相对较高,从而有充分的挑选余地的课题。
 
53、选   材
概  念:选材就是选择与选定的编研课题相关的档案信息素材。
选材标准:内容可靠、问题典型、素材适用、形式多样、材料齐全
    
54、选材步骤
搜集素材       依据选定的档案编研课题,有目的、有针对性地广泛查找素材。
确定素材       根据档案编研课题的范围,对搜集的素材进行筛选,缩小范围。
考订素材       对所选用素材的内容进行考证和订正,保证内容的真实性、准确性和有效性。 
 
55、加工编辑
 
概 念:按照档案编研成果的有关体裁和表达方式等方面的特定要求,进行材料组织和进行格式化处理。
内 容:?校勘 ?删节 ?编写 ?格式化处理
        
        
   56、加工编辑步骤和内容
校    勘—— 对所选用的素材进行检查核对和更改补充
删    节—— 删除素材中不需要的有关内容和标识符号
编    写—— 撰写和组织档案编研成果的内容 
格式化处理—— 按照专门的体例和格式,设定编写材料格式,达到通篇统一,前后一致。 
 
57、总  纂
概  念:按照一定的体例要求,对整个档案编研成果进行统一编排和一定的结构上的完善加工。
内  容:
材料编排—— 统一编排复制和编写材料,形成逻辑体系
结构处理—— 按照体例要求,编撰所需的辅助部分
 
58、材料编排规律
    一是从总到分,综合性和总体性的材料在前,专题性和单一性的材料在后
二是相同性质材料按时间先后或重要程度排列
                                
59、主要辅助部分
    标题  前言  说明  注释  目录  索引  附录
                             
60、审    核
概   念:即审定和核校,是对整个档案编研工作的进行过程和档案编研成果质量的全面审定和核校。 
    审   定——全面审定选题、选材、加工编辑及总纂等各环节和成
果的质量、发布方式及发放使用范围,并作出合理的评价。
核   校——核对档案编研成果的内容,校正误差。
 
61、档案编研成果的分类
 
    ☆按表达形式划分 ☆按加工层次划分 ☆按体裁特征划分 ☆按体裁特征划分 ☆按选题范围划分
 
 
        
62、按表达形式划分
文字式、图形式、数据式、声像式
      
63、按加工层次划分
一次加工、二次加工、三次加工
 
64按选题范围划分
综合型  、专题型
 
65、按体裁特征划分
文摘、汇编、索引、简介、综合调研材料、史志
 
66、不同表达形式档案编研成果
文字式
    概    念:以文字叙述为主要表达方式,详尽地叙述反映档案信息的编研成果。
    常见种类:☆《大事记》☆《组织机构沿革》☆《企业情况介绍》
☆《质量事故分析汇编》
 
67、图形式
概    念:以技术图样、专业图件或专业技术符号为主要表达方式,
形象直观地反映档案信息的编研成果。
常见种类:☆《工艺设备图集》 ☆《主要零部件图汇集》
              ☆《民用住宅户型标准设计图册》
 
68、数据式
 
概    念:以数据结合图表等形式,多角度反映档案信息的编研成果。
常见种类:☆《主要技术经济指标汇编》☆《重大设备数据汇编》
              ☆《主要原料验收技术指标汇编》
 
69、声像式
概    念:将照片、录音带、录像带等声像档案资料以复制、剪辑等方式再现,形成的新的声像材料。
常见种类:☆ 《专题录像资料片》☆ 《照片汇集》
 
70、不同加工层次编研成果
一次加工编研成果
概    念:将原始文件(一般是原始文件的重份文件),或者原始文件的复制件汇集装订起来,形成的一种汇编材料。
常见种类:▲《发文汇集》    ▲《专题汇编》
              ▲《图样汇编》    ▲《文    集》
      特    点:◆基本保持档案原貌◆加工编辑相对◆具有依据作用
 
71、二次加工档案编研成果
概   念:通过摘录、缩编、剪辑档案内容,并按照一定的要求重新组织整理,形成的概要性、介绍性材料。
常见种类:▲《大事记》      ▲ 《组织机构沿革》
              ▲ 《简介》       ▲ 《基础数据汇编》
特    点:●种类多●针对性强●信息集中系统●提供利用简便迅速●摘录、缩编和剪辑
 
72、三次加工编研成果
概   念:依据档案,并参照有关的资料,在系统、深入分析研究的基础上,编写形成的一种新的参考材料。
常见种类:●手册●史书●科普读物(包括社会科学知识、自然科学知识)
特   点:★以档案为素材,参照有关资料,形成新的知识产品
             ★有明显的技术调研报告特点,更具有参考价值
             ★对编写人员的要求特别高
 
73、不同加工层次编研成果的区别
    ▲编研加工的复杂程度不同▲信息增量不同▲成果形式不同
▲发挥作用不同
 
74、一次加工编研成果介绍
发文汇集:将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种档案编研成果。
    特    点:材料集中/时间针对性强/具有依据作用
    编制方法:一年一本/一年几本
 
75、专题汇编
将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种档案编研成果。
    特    点:两大特点
    一是不是以年度为单位,以文件所反映的问题为单位。          
    二是形式多样,可以根据不同的专题、不同的表达形式,编制形式多样的专题汇编。
 
76、图样汇编
按专业将各种有关的图样汇集成册的一种档案编研成果。
    作    用:图样设计时可以套用           
    编制方法:复制技术图样
    类    型:综合性/专题性
 
77、文    集
将特定作者的作品、科研论文汇编成册的一种一次加工档案编研成果。
     类   型:个人文集/合作文集
     
78、二次加工编研成果介绍
大事记
    按照时间顺序,简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种档案编研成果。
体  例——编年记事体     
    格  式——时间+大事内容
 
79、编写要求:
     1、大事记述范围掌握要准确,做到:大事突出、要事不漏、小事不收,突出大事、要事、新事。
     2、大事发生时间要保持唯一性,不能模糊。
     3、大事内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素,必须完整、概括和确切。
 
 
80、大事记记述范围
★各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况
★各种重要的会议和活动情况
★区域和隶属关系变化
★机构建立和调整、名称更改
★领导成员的任免情况和重要活动情况
★本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况
★奖励、处罚等情况
★重大项目建设、重大成果取得情况
★获得的各种重大荣誉
★上级领导视察、检查工作
★重要外事活动
★重大灾害、事故、案件的发生
      
81、组织机构沿革
    概    念——记载一个单位机构设置、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的编研果
    体    例—— 编年体
    编写要求:
       1、准确地反映整个单位的组织体系,将整个单位的组织机构分别按层次、序列疏理清楚
       2、统一组织机构编写涉及的机构和人员层次
       3、为了避免过多的内容重复,可以只写有变动的部分
       4、可用图表加以文字叙述清楚地反映隶属关系
 
82、组织机构沿革编写内容
序言——说明编写目的、体例、时间断限、材料来源和历史沿革概况等。
    正文——说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务、隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。
    附录——补充正文所涉及到的有关材料,起到补充说明的作用。
      
83、基础数据汇编
概    念——以数据结合图表的形式来反映一个单位基本情况的编研成果。
    类    型——综合性和专题性数
    形    式——图表式、表格式和图表(表格)结合文字
    内    容——时间、项目、计算单位、数额、比率 
    编写要求:
      1、选择材料要充分利用统计报表和财务年报。
      2、统计口径要统一,数据才有连续性和可比性。
      3、根据变化,及时调整统计项目和数据。
 
84、简    介
概    念:是以内容摘要的形式,不加任何评论地简要报道档案信息编研成果。即文摘型编研成果。
    形    式——表格式+简要文字说明
    常见种类——《产品简介》、《工程简介》、《设备简介》、《成果简介》、《会议简介》
       
85、产品简介主要内容
◆产品型号◆产品性能◆产品功能◆主要工艺◆开发、生产和销售情况◆与国内外同类产品对比情况◆获奖情况◆使用说明◆产品照片
 
86、工程简介主要内容
项目名称/项目依据/建设单位/投资规模/预(决)算情况/工程地点/面积数量/建筑结构/设计、施工、监理单位/工程负责人/开工、竣工日期/主要技术参数/工程质量/附属设施
 
87、设备简介主要内容
设备型号/设备名称/设备编号/生产厂家/用途及性能/技术参数/验收调试、使用及大修情况/随机文件/使用部门及保管者
 
88、成果简介主要内容
   ◆课题名称◆课题来源◆批准立项机关◆经费投入◆项目负责人、参加人员◆课题进行时间◆主要技术介绍◆成果鉴定及评价情况、获奖情况◆推广应用情况
 
89、会议简介主要内容
会议名称/会议届次/会议时间/会议地点/主持人/开会形式、议程
/讨论和决议事项/选举结果/会议代表构成
90、手     册
    以档案信息为依据,简明扼要概述或罗列有关专业知识、基础数据、计算公式、基本方法、措施和规范等内容的资料性和知识性工具书。  
    功    能——科学和技术方面专业性资料
    形    式——书本式,文字叙述为主 
    特    点——简明、实用和方便
    编制要求:☆通用性☆先进性☆可靠性
                                    
91、手册的主要内容
      ▼综    述▼主要原理▼适用范围▼常用数据▼常用资料▼计算公式▼实用图表▼实施原则和依据▼操作方法与步骤▼技术措施▼注意事项▼产品规格▼典型示例▼常用材料和设备性能介绍▼技术经济指标及分析▼附    录▼索    引        
  
92、年     鉴
以记述企业事业单位一年内新情况为主要内容的历史性资料工具书。
   类    型——综合性、专业性
   特    点——年度性、资料性、权威性和实用性
   编写要求:
       1、突出新意,反映每年的新情况、新发展、新变化、新知识、新成果、新事物、新经验、新问题,不重复前期内容。
       2、保持年鉴基本结构的稳定性和一致性,内容有一定的连贯性和可比性,更能反映企业事业单位的发展变化。
       3、把好内容真实关、政治关和文字关。
 
93、年鉴的主要内容
▲生产经营、技术开发等各项工作和活动概况和成就综述
▲生产经营、技术开发等工作和活动的总结和专题报告
▲各项基础数据统计
▲重要会议报告、总结或决议
▲重大事故情况
▲重大外事活动情况
▲先进集体和劳动模范的名单、事迹材料
▲职工代表大会、党员代表大会和单位领导名单
▲大事记
▲图片资料
 
94、(二)现代档案信息开发利用方式
   现代方式——展示式/产业式/网络式
              
95、1、展示式开发利用
概    念:即档案陈列展览。配合有关工作和活动的开展,按照一定的主题,系统地展示档案材料,介绍档案内容和成分的一种档案信息开发利用方式。
    类    型:永久性/长期性/短期性
 
96、适用范围
配合中心工作/传统教育/对外宣传
 
97、特   点
思想性——每一期展览都有一个主题思想,符合时代要求。
艺术性——经过艺术策划、设计、加工,有一定的艺术表现手段和效果。
直观性——采用照片、图表、实物,同时应用现代声像技术等,形式多样、形象生动。
98、步   骤
   确定主题/组织计划/收集材料/选定材料/制作布展/预    展/组织参观
                    
99、注意事项
1、明确指导思想,选准主题
2、选材有典型性、代表性和说服力
3、设计总体方案,精心制作
4、广泛宣传,扩大影响
5、收集用户反映,积累经验
 
100、2、产业式开发利用
概    念:为满足科技成果产业化工作的需要而出现的一种档案信息开发利用方式。
    这种档案信息开发利用方式是科技成果进入技术市场,转化为现实生产力的方式和条件
特    点:1、随市场经济体制建设和科技体制改革出现
2、依据合同协议的具体约定操作办理       
    方    式:1、成果转让  2、技术投资 
成果转让和技术投资的实质就是开发和提供档案信息。
 
101、3、网络式开发利用
概    念:借助计算机网络技术环境,通过建立档案网站或局
域网,公布和传递档案信息。
基本条件:网络环境/数字化档案信息
 
102、档案网站
概    念:档案网站是在公众信息服务网上建立的档案信息站点。
特    点:档案网站以网页的方式提供档案信息服务和开展档案
宣传,是档案部门与社会联系的又一重要途径。
    建设方式:自备专线和服务器建站,自我维护,具有自主性/将网页挂到专门网站上发布,委托管理
    内    容:条目信息/全文信息
 
103、档案局域网
概    念:档案局域网是应用现代信息技术,建立的专门用于
档案管理业务处理的计算机网络系统。
    建设方式:配置成套的网络设备和设施,搭建局域网/在已有的电子政务或电子商务信息网服务器上安装档案业务管理软件
    内    容:条目信息/全文信息
 
104、数字化档案信息
      构   成:原有条目信息数据库的充实和完善/纸质档案扫描等数字化处理/新形成的电子文件
         
105、档案信息数字化方式
1、纸张老化和字迹褪变的历史档案
2、重点保护的核心档案             扫描加工
3、准备上网公布的开放档案
4、用于移交或交换的备份档案
5、照片、音像等特殊载体档案的模/数转换
6、实物档案的数码摄录
 
106、功能特点
1、提高档案利用工作的效率
    2、不需再利用档案原件,有利于档案的保护
    3、限制查阅范围,档案信息安全保护难度大
    4、网络查询方式运用越来越广 
 
107、注意要求
    网络信息的安全保护
    局域网信息的权限范围要控制
    及时更新补充档案信息
注意艺术效果
 
 
 

出处:宝应县档案网
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