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第一章 总 则
第一条 为加强对行政复议档案的管理，有效保护和利用档案，促进档案管理工作的标准化和规范化，根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》的规定，结合行政复议工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称行政复议档案是指行政复议机关在行政复议活动中形成的、能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图表、声像、证物等不同形式的历史记录。
第三条 本办法适用于本省县（市、区）以上人民政府法制工作机构，其他行政复议机关可参照执行。
第四条 行政复议机关应遵循档案集中统一管理的原则，将行政复议案件材料的立卷归档作为行政复议案件审查工作程序列入有关人员岗位责任制，加强对行政复议档案的管理，确保行政复议档案的完整、安全并积极提供利用。
第五条 行政复议档案管理工作，在业务上接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
行政复议档案工作具体由行政复议机关的法制工作机构和档案管理机构共同负责。建立“谁办案，谁立卷”的制度，由案件承办人员承担收集、立卷、归档工作。由档案人员指导行政复议案件材料的整理并承担档案的保管、利用等工作。
第六条 档案业务部门必须贯彻保密制度，保守党和国家的机密。
第二章 件材料的收集、整理、归档
第七条 凡是在行政复议案件审查过程中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的案件材料均应收集齐全。行政复议案件材料归档范围参见附件一。
第八条 行政复议案件承办人员在案件受理后，即应开始收集本案的各种行政复议案件材料，并随案件审查进程随时进行材料收集工作。案件办结以后，要核查案件材料是否齐全完整，发现缺漏和法律手续不完备的，应及时补齐或补救。
对行政复议申请作出不予受理决定而形成的案件材料，应当按照本办法规定归档。
第九条行政复议案件材料形成归档要求：
应字迹清楚，不得使用不耐久字迹材料书写，签字手续应当完备。
立卷的案件材料要拆除金属物，对破损、小于、大于卷面的材料，要修补、裱贴、折叠、复制；外语材料应当译成中文附其后；必须归档的信封要展开平放，邮票不得取掉；
第十条归档的行政复议案件材料的排列顺序，应当遵循以下原则：
1.密不可分的材料依顺序排列在一起；
2.文件材料在前、证据材料在后；批复在前、请示在后；正件在前、附件在后。
3.结论性材料在前，办案的客观进程形成的案件材料按自然顺序排列在后。
第十一条 行政复议案件材料原则上一案一卷，材料过多时可一案数卷。案卷应有卷皮、卷内目录和备考表，采用软卷皮装订后装盒保管。软卷皮和卷盒均为无酸制品。案卷封面式样见附件二。
第十二条 案件的录音、录像材料按磁性载体档案的管理办法另行管理。同时应当编制说明，注明声像材料种类、数量主要内容、档号等，归入同案案卷。
另行保存的录音、录像材料档案每盘应贴上标签，注明当事人的姓名、案由、案号、承办单位、录制人、录制时间、录制内容。
第十三条 行政复议证物材料，能立卷的随卷归档；不便立卷的作为实物档案另行管理，同时应当拍摄照片并编制说明，注明证物材料种类、数量、主要内容、档号等归入同案案卷。
第十四条 行政复议案件档案的保管期限，从每个案件结案后的下一年起算，分为永久、长期、短期三种。根据行政复议机关行政复议案件档案的性质、类型、特点，凡属行政复议机关需要长远利用的档案，划为永久保管。凡属在相当长的时期内需要查考利用的档案，划为长期保管，保管时间为６０年。凡属在相对较短的时期内需要查考利用的档案，划为短期保管，保管时间为３０年。具体保管期限划分标准见附件三。
案卷整理归档人员应根据保管期限划分标准，以案件为单位，提出案卷保管期限。
第十五条 行政复议案件材料应在案件结案后三个月内由案件承办人进行系统整理并经部门负责人审核后向档案管理机构移交归档。接收人应对其整理质量进行检查验收，合格后办理交接手续。
第十六条 在行政复议决定已经发生法律效力以后，当事人继续申诉或提起行政诉讼形成的档案，可合并原审查案卷保管，保管期限与原案相同。
第三章 档案的管理和利用
第十七条 档案管理人员应对接收的行政复议档案，按保管期限、载体分别编制案卷目录。
第十八条 已归档的案卷，不得从卷内抽取材料。确需增添归档案件材料时，应当由案件主要承办人及档案人员共同拆卷办理。
第十九条 对保管期限届满的档案应进行鉴定。鉴定工作应在机关分管负责人领导下，由档案部门和法制工作机构的人员共同组成鉴定小组，逐卷审查，提出销毁或继续保存的处理意见，报分管领导批准执行。
第二十条 对决定销毁的档案由档案人员编造销毁清册，经行政复议机关负责人审查批准，由档案人员和指定的监销人共同销毁，并在销毁清册上签字。销毁清册应立卷存档。
第二十一条 行政复议机关应设立专用库房保管档案，库房周围严禁存放易燃易爆物品。购置必需的档案保管、保护设备，认真搞好防盗、防火、防潮、防虫（鼠）、防高温、防光、防尘等工作，并逐步采用先进的管理和保护技术，保证国家档案的安全，提高档案管理的现代化水平。
第二十二条 档案工作人员必须爱护档案，发现破损、虫蛀、鼠咬、变质或字迹模糊，要及时采取措施，进行修补、粘贴、复制或作其他技术处理。
第二十三条 行政复议机关应设专门的阅卷室，接待查卷人员阅卷，以利于保密和监督。
第二十四条 行政复议机关应当制定行政复议档案利用制度，档案工作人员应依据利用制度提供档案利用服务。不得超越制度向任何人提供档案或扩大利用范围。
1.行政复议案件承办人因办案需要，可以按规定调阅本单位归档的档案。
2.案件代理律师需要查阅已经归档的案卷，应通过该案件承办人员办理。
3.外单位查阅行政复议案件档案，应凭单位公函并经相关法制工作机构主管领导批准，方得查阅，涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的案卷原则上不得查阅，必须查阅时，要经主管领导书面批准。
4.行政复议档案原则上不借出，因上级行政机关调借案件档案等特殊情况必须借出的，应根据正式调卷函件，经主管领导书面批准后办理借出手续，并规定调借期限。
5.外单位来函索要法律文书或其他证明材料，根据外调要求，按规定查抄寄送，或通知该单位派人阅卷。
6.调借的档案，不得转借其他单位或其他人员使用。
第二十五条 借阅的档案，严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。如发现上述情况，应报告主管领导并依法追究法律责任。
第二十六条 经批准抄录、复制、复印的档案材料，由档案部门核对无误后，加盖档案部门证明专用章，与档案原件具有同等效力。
第四章 附 则
第二十七条 本办法自二00三年十月一日起实行。
附件一：行政复议案件材料归档范围参考表
1.行政复议决定书；
2.案件移送书；
3.行政复议申请受理审查审批表；
4.行政复议申请收文清单;
5.申请书正本及有关证据材料；
6.行政复议案件受理通知书；
7.提交答复通知书及送达回证；
8.行政复议答复意见书及有关证据材料；
9.案件材料查阅登记表；
10.调查笔录或调查取证材料；
11.法定代表人授权委托书和法定代表人身份证 明等有关材料；
12.行政复议质证通知书；
13.参加行政复议通知书；
14.行政复议鉴定委托书；
15.规范性文件审查材料；
16.案件集体讨论笔录；
17.行政复议有关事项报批表；
18.行政复议案件结案意见汇报；
19.决定延期通知书；
20.行政复议决定书送达回证 ；
21.行政复议个案检查通知书 ；
22.行政违法处理建议书 ；
23.强制执行申请书 ；
24.强制执行通知书 ；
25.声像和证物说明书；
26.案件办理过程中形成的照片、录音、录像等 材料。
上述规定中没有列举的行政复议案件归档材料，可以根据实际情况收集归档。
附件二：行政复议档案案卷封面式样
附件三：行政复议档案保管期限划分标准：
一、具有下列情形之一的永久保管：
1.涉及房屋、土地、矿藏、水流、森林、山岭、草原、 荒地、滩涂、海域等不动产权益的案件；
2.行政复议决定撤销、变更或者确认原具体行政行为违法的案件。
3.反映一定的社会历史情况、有代表性的案件；
4.其他需要永久保管的案件。
二、具有下列情形之一的长期保管：
1.行政复议决定被申请人在一定期限内履行法定职责的案件；
2.申请人超过10人的案件；
3.其他需要长期保管的案件。
三、具有下列情形之一的短期保管：
1.行政复议决定维持原具体行政行为的案件；
2.行政复议终止的案件；
3.不予受理的案件；
4.其他需要短期保管的案件。
出处：宝应县档案网 |
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