从美国的“9·11”事件到印度洋的海啸，突如其来的灾难不仅给一些国家带来了巨大的人员伤亡和财产损失，也对负有保存人类记忆重任的档案工作提出了严峻挑战。早在上世纪八十年代，欧美等国便开始由专业人员制定档案防灾计划，以期在灾难来临时能照常开展工作，将损失减到最小程度。进入21世纪，人们的防灾意识不断增强，档案资料异地备份等新型防灾手段也逐渐为公众所认识，传统意义上的档案保护被赋予了新的涵义。本文介绍的《图书档案防灾计划概述》将从专业角度描述防灾计划及其制定的基本要素，其内容包括：将防灾计划纳入档案馆日常管理工作；确定优先抢救的重要档案并列出清单；置备相关材料和设备；训练有关人员以使其具备快速应对灾难的能力；定期开展模拟训练等等。而《哈佛大学图书馆防灾计划两则》则为我们提供了可资借鉴的具体范例。
　　图书档案防灾计划概述
　　1．何谓防灾计划？
　　防灾计划是图书档案部门为预防洪水、飓风等自然灾害以及火灾、偷盗等社会突发事件而专门设计的一整套应急程序，这套程序可最大限度地降低灾难对图书档案造成的损害。
　　一份综合性的防灾计划通常由几个独立而又互有关联的小计划组成。任何灾难都会经历三个阶段：灾前、灾中和灾后，因此，防灾计划也应围绕这三个不同的阶段而设计。灾前阶段，防灾计划的制定可与日常工作相配套，此时应制定两种计划：预防性计划和备战计划。预防性计划是抵御绝大部分灾难的行动指南，包括修理渗漏的屋顶、安保系统的维护和升级，等等。备战计划旨在将已经确认的灾难置于可控状态，其内容包括：确定优先抢救的重要档案并列出清单，购买塑料薄膜，配备冷冻设备，训练有关人员以使其具备快速应对灾难的能力。灾中阶段，必须对灾难作出快速反应。这种快速、高效的反应源于完整、深入、细致的备战计划的制定。灾后阶段，须制订一份恢复计划。由于每次灾难都有唯一性，恢复计划不可能制订得十分详尽。根据观察，绝大部分影响图书档案的灾难都包含了水灾因素。如下列情况一般均可引发水灾：灭火、水管爆裂、屋顶渗漏、下水道堵塞或飓风。因此，训练有素的人员应熟练掌握图书档案资料遭受水灾后的抢救方法。
　　一份完整的防灾计划必须将灾难可能波及的方面都考虑在内。这些方面是：
　　人员，包括工作人员、利用者（图书档案用户）和参观者。
　　藏品和文件，包括各种档案文件、专著、手稿、地图、录音磁带、计算机磁盘、光盘、影碟、图片资料，以及相关目录。同样重要的是对本机构重要文件的保护，通常情况下，缺少这些文件机构将无法正常运作。机构所有的法律文件、重要档案和财务文件都包括在内。
　　大楼和设备，包括车辆、空调、管道系统、供电设备、计算机和其他设备。
　　针对灾难不同阶段设计的各种计划，均应考虑人员、藏品和大楼三方面因素。各阶段应制订的计划可用以下图例示之：
　　灾前阶段----〈 预防性计划〈 备战计划
　　灾中阶段----〈 （即时）反应计划
　　灾后阶段----〈 恢复计划
　　一切预防性活动均应纳入机构日常工作中。一旦防灾计划制订完毕，确定多少时间可用于备战至关重要。防灾计划的实施会对其他日常工作，诸如编目、归档和利用服务等产生影响，从而打破平衡。因此，用于防灾计划的时间以确保机构从容应对为准。
　　2．防灾计划制订的基本要素
　　由于一份防灾计划必须适用于大楼及其内部的人员、藏品、文件和设备，因此，由一个团队来准备这份计划往往更为可取。制订一份防灾计划通常包括以下五个主要步骤：
　　进行风险分析
　　确认已有的预防性措施和备战措施
　　对额外增加的预防性措施和备战措施的实施提出建议
　　明确职责
　　制订灾难发生后的应急措施和灾后恢复措施
　　第一步：进行风险分析
　　风险分析的目的是确认那些足以对组织及其藏品构成最大威胁的事件。对此进行风险分析之后才有可能设计出合理的程序，以规避风险或将风险带来的影响降至最低。根据灾害所产生的影响，可将不同灾害的风险系数分为以下4个等级：
　　灾害等级 可能性及其影响 举例说明
　　1 可能性极大，影响极大 火，旋风，洪水，国内动乱，地震，沙尘暴，总水管爆裂
　　2 可能性极大，影响较小 水龙头漏水，简陋的环境条件，偷窃，故意破坏
　　3 可能性较小，影响极大 地震，核战争，国内动乱
　　4 可能性较小，影响较小 密集架突然倒塌，机器运转失常（出现故障）
　　必须记住，风险不是一成不变的，会随条件变化而呈现极大不同。例如，结构更动过（不尽合理）的建筑与按照正规设计的建筑相比，其遭遇火灾的风险将大大增加。
　　风险分析在不同的组织（机构）内会产生不同的模式。各种因素，例如地理位置、大楼建造方式、政治环境、工作人员的数量、过度拥挤的状况以及大楼的使用方式都会影响风险分析的结果。
　　第二步：确认已有的措施
　　防灾计划的第二步是确认绝大部分机构已制订的预防性措施和备战措施。从安全保卫、保管、清扫、装订、烟熏消毒到火灾报警，各机构具体的操作步骤不尽相同。这些活动极少落到某个人身上，因此，防灾计划的实施需要各职能部门的分工协作。
　　第三步：提出改进的建议
　　制订防灾计划的第三步是为预防和准备极有可能发生的灾难提供建设性意见，以便制订出更具针对性的措施。这类灾难通常是指上述列表中的第1和第2种灾害。
　　表中所列第1种灾害，其发生绝大部分不可抗拒，但若采取恰当的预防性措施，可降低某些灾难带来的危害程度。例如，在一个经常发生飓风的区域，库房大楼的建造应明确规定抗飓风标准。制订备战计划对第1类灾害显得尤为重要，其内容包括：给藏品投保；创建并定期更新应急计划；将应急设备集中；鉴定重要馆藏，列出优先抢救的藏品；确认可替代的保管场所；提供足够的火灾保护；培养工作人员的防灾意识，并使其了解灾难发生时该采取的行动。
　　尽管表中所列第1种灾害情况各有不同，但所有灾害对藏品构成的最常见的威胁来自水。绝大部分被水浸湿的图书档案资料是可以抢救的，因此，制订综合性（详尽）的水灾处理备战计划极其重要。
表中所列第2种灾害，大部分可通过开展预防性实战演练来防止。尽管如此，也还有部分须考虑制订备战计划。预防性措施一旦得到确认，通常可纳入机构常规活动，充分利用已有的人财物等条件，避免因经济因素制约而受到影响。实行预防性措施的目的之一是尽可能地将第2类灾害转变为第4类灾害。
表中所列第3类灾害应该被考虑，但绝大部分发生的可能性极小，因此不必给予特别关注。例如，地震在有些地区的发生极为罕见。
　　如上所述，防灾计划的目标是将风险降至最低，并最大程度地减轻灾害带来的影响。
　　下列因素是制订防灾计划时必须考虑的：
　　可调用的资金。防灾计划中的一些建议，如大楼维修及设备更新等通常需要额外经费，若没有可调用的资金，这些建议便无法实施。当然，另一方面，建议的提出也为资金的获得提供了可能依据。
可调用的设备。如果没有可调用的特定设备，完善防灾计划并没有多大用处。例如，若无法提供冷冻设备，建议将浸湿的资料冷冻处理便没有意义。
　　可调用的训练有素的人员。很多国家缺乏训练有素的保管人员。灾难发生时，急需一批训练有素的专业人员投入应急行动，完成救灾任务。
　　制订防灾计划时，必须牢记，每一次灾难都是唯一的，其发生和实际状况很难预测。因此，防灾计划必须灵活变通。一份令人满意的防灾计划若能切实执行，重大的灾难就可变成轻微的事故。
　　第四步：明确职责
　　防灾计划涉及人员众多。为确保防灾计划的顺利实施，有必要明确各相关部门人员的职责。下表罗列了不同阶段各部门人员分工情况：
　　A．预防阶段
　　受影响的区域 建议采取的措施 职责分工
　　人员 更换破旧的地毯修理损坏的电线 大楼经理电工
　　大楼 水电系统的维修保养改善安全保护系统保留事故记录并提出改进意见 大楼经理安全保护主管　　安全主管
　　藏品 提高库房密集架质量改善阅读大厅安全保护系统组织库房定期清洁调查消毒程序 大楼经理安全保护经理接待服务主管保护主管
　　B．备战阶段
　　受影响的区域 建议采取的措施 职责分工
　　人员 进行定期疏散演练和应急援助训练 安全主管训练主管
　　大楼 安装新标志保持与应急服务部门的联系接待服务购买备用灭火器 设计人员大楼经理接待服务　主管
　　藏品 为藏品投保鉴定重要图书档案资料及决定优先抢救的藏品保持与突发事件各方的联系  保证物资调配安排复印和照相翻拍保管目录和库房密集架排放数据；保管救灾过程技术性数据保持与其他地区、其他国家及国际组织的合作组成和训练灾后恢复小组 财务主管图书管理人员、档案工作者和图书（档案）馆馆长大楼经理保护主管和人事经理保护主管目录部和图书（档案）管理人员保护主管保护部　　主任 保护主管
　　每个在预防阶段和备战阶段承担任务的人都应清楚了解自己的职责。
　　第五步：制订应急措施和灾后恢复措施
　　在制订应急措施和灾后恢复措施时，有必要先明确由谁负责宣布（机构处于）紧急状态并开始实施防灾计划。而处理与媒体的事务、保险索赔、领导灾后恢复小组工作、联系冷（冻）藏设备、汇集灾后恢复物资、联系专家和保管员，以及向政府或有关权威部门报告灾情等也是制订应急措施必须考虑的方面。
　　防灾计划通常是一组内容详尽的包括预防性计划、备战计划、（即时）反应计划和（灾后）恢复计划在内的文件。个人在实施计划过程中承担的职责经常不太明晰。因此，有必要将任务分解至防灾小组每一位成员，并清楚地标明不同阶段其应承担的责任。每位成员执行任务时出现的频率也应专门标出。
通常，预防性计划可纳入图书档案机构的日常工作中，但许多备战计划显然超越了其正常的工作范畴，因此很容易被忽略。防灾计划的成功实施需要各相关部门的紧密合作、从上至下团队成员的恪尽职守。因为，这是一项持续性的活动，并非只有灾难发生时才需要。
　　要避免将防灾计划作为一份漂亮的文件束之高阁。已经写就的防灾计划不可能涵盖所有可能发生的情况，因此，有必要进行经常性的模拟训练，由此发现计划中不尽合理的部分。同时，通过实战演练，使团队成员明确自己的工作职责，形成更好的团队合作机制。
　　哈佛大学图书馆防灾计划两则
　　（一）突发事件应急反应手册
　　当书籍、纸张、照片、胶卷及音视频介质因突发事件而受损时，迅速作出反应相当重要。在事件发生的24小时内立即采取有效行动有可能使受损物得到及时抢救。
当突发事件威胁到图书资料时，采取以下步骤：
　　第一步：确保所有人员的安全。
　　采取恰当措施保护介入其中每个人的生命和健康。突发事件发生期间，可通过美国红色通道网站搜索有关安全保护的信息。
 
　　第二步：通知突发事件应急处理有关各方。
　　根据突发事件的性质，向政府指定的应急反应机构，如火警处、警察局等寻求帮助。同时，通知以下部门：
　　● 图书馆行政部门
　　图书馆设备管理部门
　　图书馆地方应急反应小组
　　哈佛大学图书馆图书资料应急小组
　　第三步：对突发事件状况作迅速评估。
　　如有可能，且在保证安全的前提下，对威胁藏品安全的来源及受损范围迅速作出评估。
　　第四步：保护图书资料免遭进一步危害。
　　如有可能，且在保证安全的前提下，采取恰当措施保护图书资料，例如，用塑料薄膜覆盖并将之移至安全地点。消除威胁因素，如修理渗漏的水管等。
　　第五步：稳定环境。若图书资料已浸湿，采取如下步骤：
　　● 室温降至华氏65度以下
　　● 相对湿度降至35%以下
　　● 使受影响区域空气轻柔流动，以免产生霉菌
　　● 若霉菌已产生，寻求专业帮助，防止其进一步蔓延
　　第六步：对藏品受损情况作综合评估。
　　鉴定资料受损类型，并估算数量：
　　● 装订的书籍
　　● 未装订的纸张
　　● 缩微品
　　● 照片和底片
　　● 录像带，录音带
　　● 动画片
　　● 其他
　　鉴定资料受损情况，如：
　　● 受潮
　　● 浸湿
　　● 烟熏
　　● 火烧
　　● 弄脏
　　● 细菌污染或其他危险物污染
　　● 拍下受影响区域
　　第七步：寻求有关抢救受损物的专业建议。
　　第八步：决定是否需要外部商业性应急服务。
图书馆行政部门与哈佛大学图书资料应急小组共同磋商决定，是否受损图书资料的种类或数量已超越图书馆应对能力。
　　第九步：若需外部服务，安排购买服务。
　　图书馆行政部门与下列部门联系：
　　金融服务部门
　　保险机构
　　第十步：无需外部服务，履行抢救行动。
　　图书馆地方应急反应小组应与哈佛大学图书资料应急小组共同磋商：
　　● 汇集物资
　　● 将受损藏品移至安全地点
　　抢救受损物
　　第十一步：保存详细记录
　　记录：
　　受影响的区域 / 范围
　　受影响的物品
　　● 被抢救物所在地
　　抢救方法
　　（二）哈佛大学图书馆防飓风计划
　　美国国家海洋与大气行政署（The National Oceanic and Atmospheric Administration）将飓风定义为“一种以雷暴雨及表面大气环流为主要症侯、最小风力达到或超过每小时74英里的强热带天气”，按照风力大小，飓风可分为5个等级，其中1级为最弱，5级为最强。
为飓风季节（6-11月）作准备
1．复查应急计划使之更为完善和准确，需要时及时予以更新。
2．开列应急物资清单，补充丢失或过期产品。
3．检查大楼及有关设备，寻找狂风暴雨来临时最易受攻击之处（例如损坏的门窗或高高悬挂的大树枝等），安排有关人员及时补救。
4．与设备人员一起核实最近的应急计划、物资供应及设备状况，并使其投入运作。
5．复查重要电子信息备份。
6．鼓励全体工作人员为自己的家庭制订一份防飓风个人应急计划。
飓风观察阶段（飓风的威胁将在36小时内或不久来临）
1．密切追踪天气状况。
2．向全体工作人员发出警告，指明飓风来袭时各自的职责。
3．决定未来48小时内与重要成员的沟通方式和位置。
4．与设备人员协调应急反应计划
飓风警告期间（飓风威胁将在24小时内或不久来临）
1．密切追踪天气状况。
2．移开窗台边和地板上的藏品资料。
3．若有洪水危险，将藏品从低处移至较高处。
4．用塑料薄膜覆盖书桌和设备，并用胶布固定。
5．获得购买灾后物资的现金或授权。
6．将冷冻机和冷却器调至最低。
7．除非得到地方行政当局的通知，让全体工作人员回家。
8．与设备人员协调闭馆及安全事宜。