一、电子文件的归档范围和数据格式
1 、电子文件及电子文件归档的含义：
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。
2、电子文件归档的范围
各单位在工作活动中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件(包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件)均应归档保存。范围可参照国家、省、市有关纸质文件材料归档的有关规定执行。
3、电子文件信息类型
字处理文件 图像文件 图形文件 影像文件
声音文件 多媒体文件 数据库文件
一般电子文件归档的通用格式：
1 文字型电子文件：XML、PDF、RTF、TXT。
2 图像电子文件：JPEG、TIFF。
3 音频电子文件：WAV、MP3。
4 影像及多媒体音像数据：MPEG、AVI。
5 用以全文检索的文件类型：TXT。
电子文件环境类型
1 计算机程序：指计算机使用的商用或在某一软件平台上自主开发的系统软件和应用软件以及软件的版本等。
2 数据文件：指用计算机软、硬件系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。
二、电子文件的归档方法和步骤
1、电子文件归档的方法
各单位的电子文件应由各单位自行归档，坚持随时生成随时存储的原则。归档电子文件的保管期限参照国家、省、市关于纸质文件材料保管期限的现行有关规定执行。归档完毕，电子文件形成单位应当将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。电子文件归档与纸质文件归档同步。
运用电子计算机进行公文处理、行政管理，包括实行无纸化办公的单位，电子文件形成部门应随时进行逻辑归档，并将应归档的电子文件定期脱机存储到光盘或移动硬盘等载体上，同时应制作纸质版本与电子文件一并归档，实行双套制存档；只有纸上记载的重要归档材料也要由形成部门转换成电子文件，以便于微机全文检索。电子文件目录、相关软件、其他说明等也要一同归档保存。
2、归档步骤：
电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后必须定期完成物理归档。
（一） 电子文件的逻辑归档
（二） 电子文件的物理归档
归档电子文件一般应为定稿电子文件和正式电子文件，并以通用格式存储。对一些以专用文字处理软件形成的文字材料，在归档时必须转换成文本文件格式，并将除正文以外的编辑符号删除，保证文字内容与正式文件完全相同。
要求：必须要具备标识完整性、环境完整性、设备类型完整性。
归档电子文件的整理与纸质归档文件的整理方法相同，应符合国家和行业有关规定要求。通常归档电子文件以件为单位，按“年度——保管期限”两级分类，或 按“年度——保管期限——机构(问题)”三级分类。
分类后的归档电子文件应分别拷贝至耐久性较好的载体上(本标准推荐采用只读光盘)，一式三套(封存保管、查阅使用、异地保存各一套)。
归档的电子文件要编制《电子文件归档目录》等简要的检索工具，其基本著录项目应参考国家《档案著录规则》基本要求，其数据结构要符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）标准。对于归档的电子文件，要求将机读目录与相应的电子文件存储于同一载体中，同时载体中存储的归档文件名应当与机读目录名称一致。
电子文件存储介质的标识上应注明：全宗号、年度、保管期限、存储件数、流水编号。
三、电子档案的移交与保管
1、归档电子文件的移交
电子文件归档移交时，业务单位与档案部门应对归档的载体进行有无划痕、是否清洁、有无病毒检验。并核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性。检验手续是否完备，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。对于移交时检验不合格的电子文件，档案部门应将其退回形成部门重新制作。
电子文件的移交时间与纸质文件同期进行；移交进馆的电子文件应当提供DBF格式的文件目录，撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或综合档案馆移交。
对于移交时检验合格的电子文件，档案部门与形成单位应办理交接手续，移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。
２、归档电子文件的保管
库房应符合“八防”要求
电子文件载体应当作防写处理
存放要求
每年均应对电子文件进行检查登记
磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验
磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次
四、电子档案的利用与统计
1、电子文件的利用
各单位要建立归档电子文件的借阅制度(可参照纸质文件的规定制定)，并严格执行借阅审批手续。
归档电子文件要按照有关规定及时降密解密，到开放期限的要及时向社会开放。
归档电子文件提供利用必须使用拷贝件，其封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家或部门有关保密的规定，采用联网的方式提供利用时，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。
2、统计、分析
（一）档案保管部门应当及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
（二）档案管理软件应当能提供对归档电子文件的数据分析和利用情况分析。
纸质档案数字化的注意事项
1基本原则
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
2 数字化对象的确定原则
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
2.1 符合国家法律法规的原则
纸质档案的数字化,必须符合国家有关规定。
2.2价值性原则
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
3 基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。
4 过程管理
4.1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
4.2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
5 档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
5.1 目录数据准备
确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
5.2 拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
5.3 区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
5.4 页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
5.5 档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
5.6 装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
6 档案扫描
6.1 扫描方式
6.1.1 根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。6.1.2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
6.2扫描色彩模式
6.2.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
6.2.2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
6.2.3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。6.2.4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
6.3 扫描分辨率
6.3.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。6.3.1 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。6.3.2 需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。
6.4 扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
7 图像处理
7.1 图像数据质量检查
7.1.1 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
7.1.2 由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
7.1.3 发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
7.1.4 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
7.1.5 认真填写相关表单,记录质检结果和处理意见。
7.2 纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
7.3 去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
7.4 图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
7.5 裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
8 图像存储
8.1 存储格式
8.1.1 采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。
8.1.2 提供网络查询的扫描图像，也可存储为GIF、PDF或其他格式。
8.2图像文件的命名
8.2.1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
8.2.2 多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
9 档案目录建库
9.1 目录数据格式
目录建库应按照国家《档案著录规则》（DA/T18）和江苏省《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）的要求进行著录，建立档案目录数据库。
9.2 目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
10 数据挂接
10.1 汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
10.2 数据关联
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
10.3 交接登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
11 数据验收
11.1数据抽检
11.1.1 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
11.1.2 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。
11.2 验收指标
11.2.1 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
11.2.2 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
11.3 验收审核
验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
11.4 验收登记
认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
12 数据备份
12.1 备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
12.2 备份方式
为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
档案信息化建设基础
6.1档案信息化概论
6.1.1 档案信息化的提出及其重要意义
1、现实意义
2、历史意义
6.1.2 档案信息化的社会基础与技术基础
1、社会基础
2、技术基础
6.1.3档案信息化的定义和内涵
1、定义：
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供利用服务，加速实现档案管理现代化的进程。
2、内涵：
（1）、实现档案信息的数字化和网络化；
（2）、实现档案信息接收、传递、存储、开发和提供利用的一体化；
（3）、实现档案信息高度共享；
（4）、引发档案管理模式新的变革。
6.1.4 档案信息化建设的内容
1、基础设施建设
2、档案信息资源建设
3、标准规范建设
4、应用系统建设
5、人才队伍建设
6.1.5 当前档案信息化建设的主要任务
1、以内部局域网建设为基础，以国家互联网主页网站建设为重点，加强档案管理现代化软硬件基础设施建设。
（1）、办公自动化与局域网建设；
（2）、政务公开与互联网站建设；
（3）、电子政府与数字档案馆建设。
2、以优化现有数字档案资源库和努力加快馆藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，大力加强档案信息资源建设
（1）、现有数据库的充实和完善；
（2）、现有馆藏档案的数字化；
（3）、电子文件的收集与积累。
3、以档案管理软件的优化和推广应用为基础，以数字档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点，加强档案管理应用系统的建设
4、以推CAD电子文件标准为基础，以研制和推行OA电子文件标准为重点，加快档案信息资源管理标准、规范与法规的制定和推行
5、以管理型人才为基础，以复合型人才为重点，加快档案信息资源管理专门人才队伍的建设
6.1.6 档案信息化建设应当遵循的基本原则
1、文档一体化原则
2、电子文件与纸质文件并存的原则
3、确保网络安全的原则
6.2 档案管理软件的设计
6.2.1 需求分析
6.2.2 数据库设计
6.2.3 程序设计
6.2.4 应用与完善
6.3 档案数据库结构和交换格式标准
6.3.1 存在的问题
6.3.2 解决问题的途径
出处：宝应县档案网 |
